在一个企事业单位中，可能布置有多种软件，如财务软件、OA系统、ERP系统、自主开发的应用系统等等。这些应用软件各自都会积累大量的数据，若不能使它们彼此沟通整合起来，就会形成人们常说得“信息孤岛”的现象 —— 一个企业中有多种系统在运行；各系统有各系统的数据，互相不能访问；同一份数据要在不同的系统中重复录入；各系统的数据之间常常出现不一致；哪里都有数据，领导需要数据时却无法迅速找到，找到了也不知是否准确。
信息孤岛问题的解决需要从多个方面着手，从技术上说，应当有使得不同的系统能够互访数据的能力。
Excel服务器提供了“外部数据源”的功能。其目的是使得Excel服务器能够访问和操作其它应用系统的数据库中的数据。相对于Excel服务器而言，其它系统的数据库称为“外部数据源”。
Excel服务器目前支持的外部数据源类型有三种：SQL Server 2000、Access、Sybase。Excel服务器仅提供利用外部数据的方法。若要实际利用外部数据源的数据，需要具备以下条件：
1）您既要有Excel服务器的系统管理员权限，也要有对外部数据源的系统管理员权限。
2）您了解外部数据源的位置和访问方法。
3）您了解外部数据源中数据表和字段的含义。
现在以用友ERP-U8 为例，说明外部数据源的用法。您会看到，如何把用友ERP-U8的帐套数据库定义为外部数据源；如何通过Excel服务器的模版访问用友ERP-U8的数据。
本例子中所用的用友ERP-U8软件，来自人民邮电出版社《用友ERP----财务软件培训教程（第二版）》的随书附送V8.50演示版光盘。读者可自行购买得到。本例中的数据为演示版中的示例帐套，例子中用到了用友数据库中的两个表，对表名及其中字段含义的解释，为作者自行分析示例帐套中的数据所得，目的仅在于讲解Excel服务器的外部数据源的使用，而非对用友数据库的解读，不代表用友公司，亦不保证正确。
用友ERP-U8 V8.50使用的是SQL Server数据库。本章假设您具备关于SQL Server系统管理的一些基本知识，如SQL Server企业管理器的使用、表与视图的概念、SQL Server帐户及帐户权限设置等。关于这方面内容，读者可自行参考其它相关书籍。
安装好演示版后，引入示例帐套“[999]演示帐套”。熟悉SQL Server的用户可从SQL Server企业管理器中看到，出现了一个新的数据库“UFDATA-999-2002”，如下图所示：
若要在Excel服务器中引用“UFDATA_999_2002”中的数据，要经过两个步骤，首先，要在Excel服务器中把数据库“UFDATA_999_2002”登记为外部数据源。第二步，要指定“UFDATA_999_2002”数据库中的哪些表或视图可以在Excel服务器中被引用，这一步称为“注册数据表”。
这样做了之后，外部数据源中被注册过的表，就像通过Excel服务器模版定义的普通数据表一样，可以在表间公式和回写公式中使用。也可以让模版上的数据项“对应”到这些外部数据表，使得通过Excel服务器填报表单，能将表单数据直接存入外部数据库。
关注此文的读者还看过：
